سیر تکامل کمد بایگانی ریلی
اولین سیستم کمد بایگانی ریلی در سال 1358 وارد بازار ایران شده است. با وارد شدن سیستم بایگانی ریلی سیستم نگهداری اسناد در ایران تغییرات مثبت بسیاری داشته است. مهم ترین ویژگی استفاده از کمد بایگانی ریلی شامل:افزایش فضا در بایگانی اسناد و نگهداری تعداد بیشتری از اسناد می شود. با گذشت زمان سیستم بایگانی ریلی پیشرفته تر شده و روز به روز تنوع بیشتری پیدا کرده است. اولین سیستم ذخیره سازی ریلی از جنس فولاد با استفاده از یک زنجیر چرخ دنده ساخته شده است. برای خارج کردن اسناد از دسته چرخشی به صورت دستی استفاده می کردند. در جهت افزایش ایمنی سیستم های بایگانی از یک قفل استفاده کرده اند.
کمد بایگانی ریلی و کاربرد های آن
کمد بایگانی ریلی یک سیستم پیشرفته برای نگهداری اسناد مهم است که بر پایه قفسه های متحرک روی ریل ها طراحی شده است. از ویژگی های استفاده از سیستم بایگانی ریلی می توان به صرفه جویی در فضا، افزایش ظرفیت نگهداری، ایمنی بالا و قابلیت سفارشی سازی اشاره کرد. در سازمان های ادارات، مراکز آموزشی، بهداشتی و صنعتی از حجم بالای اسناد استفاده می شود. برای نگهداری از این اسناد نیاز به استفاده از کمد بایگانی ریلی با امکانات پیشرفته و ایمنی بالا می باشد. مهمترین کاربردهای قفسه بایگانی ریلی شامل :بایگانی اسناد و مدارک، نگهداری زونکن و پوشه ها، بایگانی مدارک پزشکی، بایگانی قطعات یدکی و ابزار، نگهداری اسناد حقوقی و قضایی، بایگانی اسناد آموزشی و دانشجویی، استفاده در کتابخانه و مراکز اسنادی، نگهداری نقشه، پلان و مدارک فنی و … می شود.
تاریخچه طراحی کمد های بایگانی ریلی
بیش از انقلاب صنعتی برای بایگانی اسناد از کمد های چوبی و قفسه های باز استفاده می شد. از معایب طراحی این کمد های چوبی می توان به امکانات و فضای کم برای نگهداری اسناد اشاره کرد. بنابراین به دلیل طراحی غیر استاندارد بایگانی ریلی قبل از دوران صنعتی تحولات عظیمی در طراحی کمد های بایگانی ریلی ایجاد شد.
تحولات اولیه قرن بیستم
در سال های 1900 تا 1950 تکنولوژی پیشرفت بسیار زیادی داشته است. تغییر جنس کمد های بایگانی از چوبی به فلزی نیز سبب افزایش محبوبیت کمد های بایگانی به دلیل های مختلف از جمله: افزایش استحکام، ایمنی و نگهداری بهتر اسناد اشاره کرد. از مزایای طراحی فلزی کمد بایگانی ریلی می توان به امکان ذخیره سازی بهتر اطلاعات و ایجاد فضایی متراکم تر اشاره کرد.
توسعه و بهبود طراحی کمد های بایگانی ریلی
برای افزایش کارایی و طراحی کمد های بایگانی ریلی از تنوع در طراحی به شکلی کارآمد تر و موثر می توان اشاره کرد. با بهبود طراحی کمد های بایگانی ریلی نیاز های مختلف مجموعه ها حل شده است. همچنین افراد می توانند کمد های بایگانی ریلی را به صورت سفارشی برای نگهداری اسناد مجموعه خود سفارش دهند.
بایگانی ریلی پس از سال 1358
پس از انقلاب اسلامی مدیریت اسناد به یک نیاز اساسی تبدیل شد. بنابراین استفاده از بایگانی ریلی مورد توجه ادارات دولتی قرار گرفته و طراحی کمد بایگانی ریلی پیشرفت چشمگیری داشته است. تولید کنندگان داخلی با استفاده از طراحی ارگونومیک و افزایش ویژگی های امنیتی به بهبود استفاده از سیستم های بایگانی کمک بسیاری کرده است.
تولید کمد های بایگانی هوشمند در سال 1380
با توسعه فناوری های دیجیتال، نیاز به دیجیتال سازی اطلاعات افزایش پیدا کرده است و تولید کنندگان کمد بایگانی ریلی تصمیم به ادغام طراحی این سیستم با هوش مصنوعی گرفته اند. به همین ترتیب کمد بایگانی ریلی با سیستم های بارکدی و RFID طراحی و تولید شده اند.
سیستم های بارکدی به شناسایی و پیدا کردن هر چه سریع تر و راحت مدارک و اسناد بایگانی شده کمک بسیاری می کند. اگر سازمان شما به دنبال امنیت و افزایش بهره وری با دقت بالا است سیستم بایگانی هوشمند گزینه بسیار مناسبی برای نگهداری حجم بالایی از اسناد در این سیستم می باشد.
ویژگی های طراحی کمد بایگانی ریلی بارکدی و RFID عبارتند از :
- قابلیت ادغام با نرم افزار های مدیریت اسناد : بارکد و RFID قابلیت هماهنگی با سیستم‌های الکترونیکی مدیریت اسناد را دارند.
- افزایش سرعت دسترسی به اسناد : با اسکن بارکد و تگ RFID به راحتی می توان تنها با جستجو در سیستم به سرعت محل دقیق اسناد را پیدا کرد.
- صرفه جویی در زمان و نیرو انسانی : به دلیل عدم استفاده از روش جست و جوی دستی و کنترل خودکار موجودی سیستم بایگانی تا حد بسیاری در زمان و نیرو انسانی صرفه جویی خواهد شد
- تاریخ دقیق ورود و خروج اسناد : تاریخ ورود و خروج اسناد به طور دقیق در سیستم بایگانی هوشمند ذخیره شده و قابل دسترسی است. همچنین اطلاعات مربوط به کاربر مسئول و زمان استفاده از سند نیز قابل مشاهده است.
- افزایش امنیت استاد: هوشمند شدن سیستم بایگانی و استفاده از تکنولوژی کمک بسیاری به افزایش امنیت اسناد کرده است. به همین ترتیب کمتر شاهد گم شدن اسناد و خروج غیر مجاز اسناد توسط افراد غیر مجاز خواهید بود.
- مدیریت هوشمند کمد بایگانی : با ثبت اطلاعات دقیق در سیستم بایگانی هوشمند امکان ثبت دقیق هر سند وجود خواهد داشت. در مقایسه با روش سنتی استفاده از سیستم بایگانی هوشمند سبب کاهش فضای اشغال شده می شود.
نحوه عملکرد کمد بایگانی ریلی هوشمند
یکی از پیشرفته ترین مدل های کمد بایگانی ریلی، کمد بایگانی ریلی هوشمند است. کمد بایگانی ریلی هوشمند سیستم حرفه ای با امنیت بالا برای نگهداری اسناد و مدارک است که در محیط های اداری، بایگانی های سازمانی، بیمارستان و مراکز دولتی کارایی دارد.
استفاده از سیستم بایگانی هوشمند نه تنها سبب افزایش نظم و سرعت پیدا کردن اسناد می شود بلکه دسترسی به مدارک را بسیار آسان تر می کند. در طراحی سیستم بایگانی ریلی هوشمند از شاسی (ریل زمینی) فولادی برای ایجاد مسیر حرکتی کمد استفاده شده است.
کمد بایگانی ریلی دارای بدنه فلزی، قفسه های داخلی برای نگهداری اسناد و درب با قفل های پیشرفته می باشد. برای حرکت خودکار سیستم بایگانی از موتور الکتریکی استفاده شده است. برد الکترونیکی نیز به بهبود مدیریت فرمان، حسگر ها و ایمنی سیستم کمک بسیاری می کند.
از سایر امکانات پیشرفته ای که در طراحی کمد بایگانی هوشمند استفاده شده است می توان به صفحه کنترل لمسی و سیستم های ایمنی از جمله: حسگر حرکت انسان، مانع یابی و قفل الکترونیکی اشاره کرد.
