راهنمای جامع خرید بایگانی ریلی
کمد بایگانی ریلی یک نوع سیستم بایگانی مکانیکی است که برای نگهداری اسناد، مدارک، پوشه‌ها و سایر وسایل مورد استفاده قرار می‌گیرد. این سیستم‌ها به دلیل طراحی منحصر‌به فرد خود، فضای ذخیره‌سازی بیشتری را در محیط های محدود فراهم می‌کنند. برای کسب اطلاعات بیشتر درباره نکات مهم در خرید بایگانی ریلی در ادامه مطلب همراه ما باشید.
ویژگی های استفاده از کمد بایگانی ریلی
در مقایسه با کمد های بایگانی قدیمی و ثابت فضای نگهداری بایگانی ریلی به دلیل طراحی فشرده بسیار بیشتر است. طراحی متحرک و ریلی کمد های بایگانی مدرن به دسترسی آسان و سریع اسناد کمک بسیاری کرده است. همچنین طراحی استاندارد و ابعاد مناسب کمد بایگانی ریلی امکان دسته بندی و سازماندهی راحت تر اسناد را به صورت منظم فراهم می کند. برخی از مدل های کمد بایگانی ریلی دارای سیستم ایمنی و قفل برای جلوگیری از دسترسی افراد متفرقه می باشد.
انواع سیستم بایگانی ریلی
به دلیل متنوع بودن نیاز سازمان های مختلف بایگانی ریلی در مدل های مختلفی طراحی شده اند. از انواع مدل های سیستم بایگانی ریلی می توان به بایگانی ریلی مکانیکی، ریلی برقی، ریلی اتوماتیک و… اشاره کرد. بایگانی ریلی مکانیکی دارای فرمان دستی برای حرکت قفسه ها است و در محیط با بودجه محدود مورد استفاده قرار می گیرد. بایگانی ریلی برقی مجهز به موتور الکتریکی برای حرکت خودکار قفسه‌ها است.
از بایگانی ریلی برقی برای حرکت خودکار قفسه ها در سازمان با حجم بالای اسناد و نیاز دسترسی سریع تر مورد استفاده قرار می گیرد. بایگانی ریلی اتوماتیک هوشمند از جدیدترین مدل های سیستم بایگانی ریلی است. در بیشتر سازمان های یپشرفته که حجم بالایی از اسناد را دارند از سیستم بایگانی ریلی استفاده می شود. 
نکات مهم در انتخاب بایگانی ریلی
در خرید سیستم بایگانی ریلی بسیار مهم است که به ابعاد و فضای بایگانی که در اختیار دارید توجه کنید. در این صورت می توانید سیستم بایگانی با حداکثر بهره وری را خریداری کنید. ابعاد داخلی کمد بایگانی ریلی نیز باید حجم مورد نیاز شما را در خصوص نگهداری اسناد، پوشه و زونکن را داشته باشد. توجه به جنس و کیفیت ساخت برای استفاده طولانی مدت از سیستم بایگانی بسیار اهمیت دارد.
اندازه و ظرفیت
کمد بایگانی یلی یکی از بهترین راه‌حل‌ها برای نگهداری اسناد و مدارک در فضاهای اداری است. این نوع کمدها به‌صورت ریلی حرکت می‌کنند و فضای کمی را اشغال می‌کنند. ظرفیت قفسه بایگانی ریلی به عوامل مختلفی از جمله: تعداد طبقات، عرض طبقات، ظرفیت هر طبقه و .. بستگی دارد. از ویزگی های مهم و تاثیر گذار بر روی قیمت بایگانی ریلی می توان به حرکت ریلی، سیستم قفل مرکزی و طراحی ماژولار اشاره کرد. طراحی ماژولار امکان افزودن یونیت های بیشتری را در آینده برای شما فراهم می کند.
مکانیزم قفل
مکانیزم قفل در سیستم‌های بایگانی معمولاً به منظور حفظ امنیت و جلوگیری از دسترسی غیرمجاز به داده‌ها یا اطلاعات استفاده می‌شود. این مکانیزم‌ها می‌توانند تأثیر قابل توجهی بر قیمت سیستم بایگانی داشته باشند. مکانیزم‌های قفل با توانایی کنترل دقیق‌تری بر دسترسی به اسناد و اطلاعات می‌توانند نیاز به ابزارهای اضافی برای مدیریت سطح دسترسی و ثبت رویدادهای دسترسی داشته باشند. این موارد می‌توانند باعث افزایش هزینه‌ها شوند.
سازمان داخلی
در خرید قفسه بایگانی ریلی توجه به سازمان داخلی تاثیر بسیاری درنحوه چیدمان اسناد و دسترسی آسان آن دارد. بایگانی ریلی معمولاً از سیستم‌هایی مانند فهرست‌نویسی، جداول زمانی یا شاخص‌های خاص استفاده می‌کند تا جستجوی اسناد را تسهیل کند. اگر سیستم نگهداری اسناد کمد بایگانی با استفاده از نرم افزار است نیاز به پشتیبان گیری منظم اسناد دیجیتال خواهید داشت.
عوامل موثر بر قیمت کمد بایگانی
قفسه های بزرگ تر با ظرفیت بیشتر هزینه بالاتری بر روی قیمت خرید سیستم بایگانی دارد. از دیگر عوامل موثر بر قیمت خرید کمد بایگانی ریلی می توان به نوع سیستم، مواد ساخت و … اشاره کرد. برای مثال قیمت خرید بایگانی ریلی هوشمند بسیار بیشتر از مدل های ساده تر و بدون سیستم امنیتی است.
کمد های بایگانی ریلی از جنس های مختلفی مانند فولاد، آلومینیوم، چوب و پلاستیک ساخته شده اند که قیمت خرید هر یک متفاوت خواهد بود. برخی کمدهای بایگانی دارای طراحی‌های خاص یا ویژگی‌های اضافی مانند قفل‌های امنیتی، سیستم‌های کشویی پیشرفته، و یا قابلیت تنظیم ارتفاع هستند که می‌تواند بر قیمت تأثیر بگذارد.
برند و شهرت تولیدکننده کمد بایگانی نیز می‌تواند به طور قابل توجهی قیمت را تغییر دهد. برندهای معتبر ممکن است قیمت‌های بالاتری داشته باشند. کمدهای ریلی با مکانیزم‌های مختلفی برای حرکت درب‌ها (مثلاً ریلی ساده یا سیستم‌های پیشرفته‌تر) عرضه می‌شوند. سیستم‌های پیچیده‌تر و پیشرفته‌تر معمولاً قیمت بیشتری دارند.بعضی از کمدها ویژگی‌های خاصی مانند تقسیم‌بندی داخلی قابل تنظیم، طبقات اضافی، یا سیستم‌های دسترسی سریع دارند که این ویژگی‌ها می‌تواند بر قیمت افزوده کند.
