می توان گفت که تمامی شرکت ها، بانک ها، سازمان های دولتی و خصوصی دارای اسناد و مدارک زیادی هستند که مراقبت و حفاظبت از آن اسناد برایشان اولویت دارد در واقع می توان گفت که این اسناد و مدارک از اهمیت بالایی برخوردار هستند و این محیط های ادارای و سازمان ها وظیفه ی ذخیره سازی این مدارک و اسناد را دارند و برای نگهداری از این اسناد باید کمد ها و قفسه های خاصی را در نظر بگیرند که قفسه بایگانی ریلی یکی از انتخاب این محیط ها می باشد.
یکی از موضوعاتی که قابل ذکر است این می باشد که این کمدها و مخزن هایی که برای نگهداری و حفظ اسناد از آن ها استفاده می شود ممکن است حجم بالایی از محیط ادارای سازمان ها را اشغال کند و شما را با چالش کمبود فضا دچار کند.
سیستم های ذخیره سازی اسناد و مدارک یا همان قفسه بایگانی ریلی یک راه حل علمی برای ذخیره حجم زیادی از موارد بایگانی در فضای اندک و کمی است. سیستم های قفسه بایگانی ریلی نیز به عنوان قفسه های غلتکی، قفسه بندی ریلی، قفسه های متحرک ریلی شناخته و روانه بازار شده اند.
مزایای قفسه بایگانی ریلی
حجم بالای داده ها و اطلاعات مهم، و عدم دسترسی به آن ها در زمان در نظر گرفته شده به سوابق مدیران ادارات را ناچار کرده است که از سیستم مکانیزه ی ادارای یا سیستم بایگانی ریلی که در ابعاد مختلف و متفاوت تولید می شود و در بازار موجود می باشد، استفاده کنند. با توجه به این که فناوری و علم روز به روز با رشد چشم گیری مواجهه هست همین امر باعث شده است تا سازمان ها برای مدیریت بهینه ی اسناد از رایانه ها در سیستم های ادارای خود استفاده کنند. اما هیچ یک از این رایانه ها نمی توانند جایگزین مناسبی برای قفسه بایگانی ریلی باشند پس به همین دلیل است که سازمان های دولتی و خصوصی، ادارات و بانک ها و ... برای ذخیره سازی فیزیکی اسناد و مدارک به اهمیت خاص قفسه های بایگانی ریلی پی برده اند.
از مزایای استفاده سیستم های مکانیزه ی بایگانی فیزیکی
- حذف راهروهای اضافی به منظور افزایش تعداد کمدها و بهینه سازی فضا
- افزایش امنیت نگهداری اسناد و مدارک با تعبیه قفل مرکزی بر روی کمدها
- صرفه جویی تا 80% در محیط بایگانی
- قابلیت تنظیم طبقه های موجود در کمدها
- امکان گردش هوا در بین طبقات کمدها به منظور افزایش عمر اسناد
- حرکت کمدها به دو صورت مکانیکی و الکترونیکی
- روشنایی هوشمند بین راهروی به وجود آمده بین قفسه های بایگانی
- کاربری آسان و راحت
- افزایش بهره وری نیروی انسانی
- قابلیت اتصال به کامپیوتر و کنترل از راه دور
در محیط های ادارای با چالش ها و مشکلات بیشماری مواجهه هستیم که می توان به موارد زیر اشاره کرد:
- کمبود فضای کافی در راهروی ادارات، سازمان ها و موسسه های دولتی
- کمبود و نبود کادر مجرب و قابل اعتماد برای نگهداری از قفسه های بایگانی ریلی
- کمبود زمان برای جستجوی اسناد فیزیکی در قفسه های، قفسه بایگانی ریلی
استفاده از قفسه های بایگانی ریلی در ادارات، سازمان ها و موسسه های دولتی این قابلیت را دارند تا 80% در کل فضای اداری شما صرفه جویی کند تا بتوانید از فضای آزادی که در اختیار دارید به منظور هر هدف خاصی که در ذهن دارید استفاده کنید و دیگر با چالش کمبود جا در اداره و سازمان خود مواجهه نشوید.
مزایایی استفاده از قفسه بایگانی ریلی در ادارات، سازمان ها و موسسات دولتی
- افزایش راندمان فضا در واقع شما با استفاده از قفسه بایگانی ریلی در ادارات، سازمان ها و موسسات دولتی می توانید راندمان فضای سازمان خود را افزایش دهید
- افزایش رشد موثر
- قابلیت تنظیم ذخیره سازی و نگهداری
- بهره وری بهبود یافته
- افزایش امنیت ذخیره سازی اسناد و مدارک
- محیط ایمن تر و امن تر برای حفظ مدارک
- طرح های رنگی
- مقرون به صرفه بودن این قفسه های بایگانی
مقالات مرتبط:
